Lập dự toán sự kiện: tách khoản phải trả và khoản thu dự kiến
Cách tính khách, bàn, chi phí thực tế, đã thanh toán và dự phòng cho cưới, sinh nhật hoặc sự kiện công ty.
Bắt đầu từ số khách
Số khách mời nhân tỷ lệ dự kiến đến được làm tròn lên thành số người dự kiến. Số bàn cần cũng làm tròn lên theo ghế mỗi bàn, rồi cộng bàn dự phòng. Hạn chế dùng số phản hồi làm số người: một gia đình có thể trả lời một lần nhưng đi cùng nhiều người.
Chọn cách tính cho từng khoản
Đồ ăn nhẹ hoặc quà khách có thể theo số người; thực đơn tiệc có thể theo số bàn; bánh, thiết bị hoặc chụp ảnh thường theo số lượng riêng. Đơn giá gợi ý chỉ giúp bắt đầu, cần thay bằng báo giá có phạm vi công việc và ngày hiệu lực rõ ràng.
Thực tế, đã trả và số còn phải trả
Chưa chốt chi phí thực tế khác với thực tế bằng 0. Cập nhật giá đã chốt và tổng đã thanh toán cho từng khoản. Nếu đã trả cao hơn chi phí khai báo, kiểm tra lại dữ liệu; công cụ giữ dự báo không thấp hơn tiền đã trả để tránh làm biến mất khoản chi.
Dự phòng và tiền trước sự kiện
Dự phòng được tính riêng trên chi phí dự báo. Tiền cần chuẩn bị trước sự kiện là tiền còn phải trả cộng dự phòng. Tiền mừng, tài trợ hoặc khoản thu dự kiến không được trừ vào số tiền này khi chưa thực nhận.
Cập nhật theo khách xác nhận
Liên kết đúng thiệp cùng loại trong tài khoản và chủ động lấy tổng người RSVP sẽ đến. Khi đổi số khách, các khoản theo khách/bàn đổi theo. Xuất CSV hoặc in trước khi trao đổi với nhà cung cấp; không gửi dữ liệu tài chính qua link thiệp công khai.